Calendario

A cosa serve il calendario

Nel Calendario inserisci gli eventi, cioè gli appuntamenti con una data precisa: la festa della comunità, una serata per i giovani, un ritiro, il concerto di Natale. Si inseriscono qui nel gestionale e compaiono sul sito in un calendario facile da sfogliare. Se un appuntamento torna ogni settimana o ogni mese (il catechismo, il gruppo giovani) lo inserisci una volta sola e scegli come si ripete.

Non vanno confusi con le altre sezioni:

• le Notizie sono avvisi e comunicazioni, senza una data di svolgimento;
• gli Orari raccontano le celebrazioni di sempre (Messe, confessioni, adorazione): per quelle non serve un evento. Per gli incontri a scadenza, come il catechismo da ottobre a maggio, usa invece un evento che si ripete.

Un evento non crea in automatico una notizia, e viceversa: se vuoi anche un avviso, scrivilo in Notizie.

Creare un evento

1. Apri Calendario dal menu e clicca su Nuovo evento.
2. Scrivi il Titolo (è l'unico testo obbligatorio insieme alle date).
3. In Quando scegli il giorno e l'ora di inizio e di fine. Se l'evento dura tutta la giornata, spunta Dura tutto il giorno: gli orari spariscono.
4. Se vuoi, scrivi il Luogo (per esempio "Oratorio, via Roma 1"). Se lo lasci vuoto, sul sito compare l'indirizzo della parrocchia.
5. Scrivi la Descrizione: programma, cosa portare, a chi è rivolto. L'editor funziona come quello delle Notizie.
6. Scegli se lasciarlo in Bozza o Pubblicarlo sul sito, poi clicca su Crea evento.

Sopra l'elenco i filtri Prossimi, Passati e Bozze ti aiutano a ritrovare gli eventi. Su ogni riga puoi pubblicare o togliere dal sito l'evento, duplicarlo (utile per gli appuntamenti simili: la copia nasce come bozza), modificarlo, eliminarlo e aprire la sua pagina sul sito.

Eventi di più giorni

Per un ritiro con pernotto o un campo estivo cambia Finisce il con l'ultimo giorno. Puoi scegliere gli orari di inizio e di fine (per esempio dal sabato alle 16:00 alla domenica alle 11:00) oppure spuntare Dura tutto il giorno per indicare solo i giorni.

Nel calendario del sito l'evento compare in tutti i giorni che attraversa.

Eventi che si ripetono

Per un appuntamento che torna, non creare un evento per ogni data: nel modulo, sotto Quando, c'è la sezione Si ripete. Resta un solo evento e il sito calcola da solo tutte le date.

Le scelte possibili sono:

• Non si ripete: l'evento è unico (è la scelta normale);
• Ogni giorno;
• Ogni settimana, con i giorni che vuoi (anche più di uno: martedì e giovedì);
• Ogni mese, nello stesso giorno del mese (il 10) oppure in un giorno fisso della settimana: il primo, il secondo, il terzo, il quarto o l'ultimo venerdì (o sabato, o domenica...) del mese.

Con Ripeti ogni puoi saltare dei turni: ogni 2 settimane, ogni 2 mesi. La data Fino al è obbligatoria, per evitare serie senza fine, e può essere al massimo tra due anni dal primo giorno. Quando la data di fine passa, la serie risulta conclusa.

Sotto le scelte il modulo ti mostra l'anteprima a parole e le prime date, così controlli subito di aver capito bene.

Esempio: il catechismo del sabato

Il catechismo è ogni sabato alle 15:00 da ottobre a maggio.

1. In Quando scegli il primo sabato (per esempio 10 ottobre) e l'orario, dalle 15:00 alle 16:30.
2. In Si ripete scegli Ogni settimana e spunta sabato.
3. In Fino al scrivi l'ultimo giorno, per esempio 31 maggio.
4. Controlla l'anteprima ("Ogni sabato alle 15:00 dal 10 ottobre al 29 maggio") e salva.

Esempio: il primo venerdì del mese

La preghiera del primo venerdì: scegli come giorno di inizio il primo venerdì (per esempio 2 ottobre), poi Ogni mese e Il primo venerdì del mese. Le opzioni del mese cambiano in base al giorno di inizio: se parti da un'ultima domenica trovi anche L'ultima domenica del mese.

L'orario resta sempre quello scritto, anche quando cambia l'ora legale: il catechismo alle 15:00 resta alle 15:00 anche dopo l'ultima domenica di ottobre.

Come compare nell'elenco e sul sito

Nell'elenco del gestionale l'evento compare una volta sola, con la ripetizione (per esempio "Ogni sabato alle 15:00, fino al 31 maggio 2027") e la prossima data. Tra i Prossimi resta finché ha ancora una data da svolgere, poi passa tra i Passati.

Sul sito ogni data compare nel calendario del mese e tra i prossimi eventi. Aprendo l'evento si legge "Ogni sabato alle 15:00, fino al 31 maggio 2027" e l'elenco delle prossime date; aprendo una data precisa si vede solo quel giorno. Chi aggiunge l'evento al proprio calendario ottiene tutte le date insieme, con le eventuali date saltate già escluse.

Saltare una data

A Natale non c'è catechismo? Non devi modificare né eliminare niente.

1. Nell'elenco degli eventi clicca sull'icona Salta una data della riga dell'evento (compare solo per gli eventi che si ripetono).
2. Si apre l'elenco delle prossime date: clicca Salta accanto a quelle in cui l'appuntamento non si fa.
3. Per ripensarci, clicca Ripristina accanto alla data saltata.

Lo stesso elenco si apre anche dalla finestra Modifica evento: sotto l'anteprima delle date c'è il pulsante Salta alcune date…. Se hai appena cambiato la ripetizione, salva prima: l'elenco usa sempre la serie già salvata.

Le date saltate spariscono subito dal calendario e dai prossimi eventi del sito. Non puoi saltare tutte le date: se l'appuntamento non si fa più, mettilo in bozza o eliminalo.

Immagine di copertina

La copertina è facoltativa. Puoi caricare una foto, trascinarla nel riquadro oppure usarne una già caricata con Scegli da Media. Compare in cima alla pagina dell'evento e quando il link viene condiviso su WhatsApp o Facebook.

Gruppo

Se l'evento è di un gruppo parrocchiale (i giovani, il coro, il Grest) scegli il Gruppo: l'evento comparirà anche nella pagina di quel gruppo, tra i suoi prossimi appuntamenti. Per gli eventi di tutta la parrocchia lascia Nessuno (evento della parrocchia).

Chi può creare gli eventi della parrocchia

Gli eventi di tutta la parrocchia (senza gruppo) possono essere creati, modificati ed eliminati solo da chi ha il permesso Calendario e dagli amministratori.

Chi gestisce soltanto dei gruppi (come per le Notizie) può creare, modificare ed eliminare solo gli eventi dei propri gruppi: per loro il gruppo è obbligatorio, l'opzione "Nessuno" non c'è e nell'elenco vedono solo i propri eventi. Se un volontario deve inserire anche gli eventi di tutta la parrocchia, concedigli il permesso Eventi in Utenti.

Spazio

Se l'evento si svolge in uno spazio prenotabile (il teatro, il salone, il campo) scegli lo Spazio nel modulo: è facoltativo e compare solo se la parrocchia ha almeno uno spazio nelle Pagine.

Lo spazio risulta occupato nelle date dell'evento, anche per gli eventi che si ripetono (data per data):

• nel Calendario spazi del gestionale l'evento compare accanto alle prenotazioni e alle richieste;
• nel calendario pubblico dello spazio le sue ore appaiono come occupato, senza il titolo, e solo quando l'evento è pubblicato (una bozza non occupa lo spazio).

Per collegare un evento a uno spazio basta poter gestire quell'evento. Se in seguito lo spazio viene eliminato, l'evento resta e semplicemente non è più collegato.

Bozza e pubblicazione

Una bozza la vedi solo tu nel gestionale: usala per preparare l'evento con calma. Un evento pubblicato compare subito sul sito. Puoi cambiare stato quando vuoi con l'occhio sulla riga dell'elenco, oppure dal modulo.

Gli eventi pubblicati restano consultabili anche dopo che sono finiti: spariscono dalla home e dai prossimi eventi, ma si trovano sfogliando i mesi passati del calendario, con l'indicazione "Evento concluso".

Avvisare i fedeli sul telefono

Se le notifiche sono attive sul sito, nel modulo dell'evento trovi la casella Invia una notifica a chi segue la parrocchia (o il gruppo). Spuntala e, quando salvi, chi ha attivato le notifiche e segue gli eventi riceve un avviso sul telefono. La casella si può usare solo per un evento pubblicato e una volta sola: per una bozza è spenta, con la nota "Pubblica l'evento per poter inviare la notifica".

Indipendentemente dalla casella, chi ha scelto i promemoria riceve una notifica la mattina del giorno prima di ogni evento che segue. Tutti i dettagli: Notifiche sul telefono.

Quante persone l'hanno visto

Accanto a ogni evento pubblicato, nell'elenco, vedi quante volte la sua pagina è stata aperta sul sito (per esempio "30 visite"); passando il mouse sopra il numero compaiono gli ultimi 7 giorni. Per un evento che si ripete il conteggio è unico per tutta la serie. Aprendo l'evento in modifica trovi la stessa riga e, se è partita una notifica, "Notifica consegnata a X dispositivi". Nella Dashboard il riquadro Cosa leggono i fedeli mostra gli avvisi e gli eventi più letti del mese.

Il conteggio è anonimo: nessun cookie, nessun servizio esterno, nessun dato su chi ha letto. La stessa persona nello stesso giorno conta una volta; non contano robot, anteprime dei link, chi è collegato al gestionale e le pagine rilette senza connessione. Il numero è indicativo. I dettagli giornalieri si conservano 13 mesi.

Dove compaiono sul sito

• Nel menu del sito la voce Calendario, che si vede solo se la parrocchia ha almeno un evento pubblicato (futuro o degli ultimi 12 mesi).
• Nella pagina Calendario: il calendario del mese, con i pulsanti per passare al mese precedente e successivo, e l'elenco dei prossimi eventi. Sul telefono il calendario diventa una lista. Gli eventi che si ripetono compaiono in ogni loro data.
• In home, sotto gli orari di oggi, i prossimi 3 eventi (di un evento che si ripete si vede la prossima data).
• Nella pagina del gruppo, i prossimi eventi di quel gruppo.
• In una pagina dedicata per ogni evento, con data, luogo, descrizione e foto.

Filtrare il calendario per gruppo

Nella pagina Calendario del sito, sopra il calendario, c'è il menu Mostra: i fedeli possono scegliere Tutti gli eventi, Eventi della parrocchia (quelli senza gruppo) oppure un gruppo, per esempio "Giovani". Il filtro vale sia per il calendario sia per l'elenco dei prossimi eventi, e resta attivo quando si passa da un mese all'altro. Funziona anche senza JavaScript, da tastiera e con i lettori di schermo.

Nel menu compaiono solo i gruppi che hanno almeno un evento pubblicato, e il menu non compare se nessun gruppo ha eventi. Non devi fare nulla: basta scegliere il gruppo quando crei l'evento.

Iscrizioni

Per un ritiro, un campo estivo o il catechismo puoi far iscrivere le persone direttamente dal sito, senza moduli di carta e senza fogli da ricopiare.

1. Apri l'evento con la matita (o creane uno nuovo) e scendi alla sezione Iscrizioni.
2. Spunta Iscrizioni aperte.
3. Scegli le impostazioni che ti servono (tutte facoltative): i posti disponibili, la scadenza, la quota, l'autorizzazione dei genitori, le domande da fare.
4. Se vuoi che gli avvisi arrivino a una persona precisa (per esempio la catechista), scrivi la sua email in Email del referente. Se la lasci vuota scriviamo all'email della parrocchia che trovi in Configurazione.
5. Salva e pubblica l'evento: il modulo compare solo per gli eventi pubblicati.

Sul sito, nella pagina dell'evento, compare il riquadro Iscrizioni con il pulsante Iscriviti. Chi si iscrive scrive una volta sola i propri dati (nome, email, telefono facoltativo) e poi aggiunge i partecipanti: per ognuno nome e cognome ed età facoltativa. È comodo per un genitore che iscrive due figli. Puoi decidere quanti partecipanti si possono iscrivere alla volta (di solito 10). Il modulo funziona bene anche dal telefono, e ha già un campo Note facoltativo.

Se le iscrizioni sono chiuse, o la scadenza è passata, il modulo si chiude da solo e sul sito compare "Iscrizioni chiuse". La scadenza si scrive con data e ora italiane.

Dopo l'iscrizione chi si è iscritto riceve una email di conferma con il riepilogo, e il referente dell'evento riceve un avviso a ogni nuova iscrizione. Per non farsi riempire la posta da programmi automatici il modulo ha delle protezioni invisibili e un limite di iscrizioni ripetute dalla stessa connessione. C'è anche un limite per indirizzo email: al massimo 5 iscrizioni attive allo stesso evento e 10 in un'ora in tutta la parrocchia con la stessa email. Una famiglia che iscrive i figli non lo raggiunge, perché ogni iscrizione può contenere più partecipanti; se qualcuno lo raggiunge davvero, il modulo gli chiede di contattare la parrocchia e puoi aggiungere tu l'iscrizione.

Vedere gli iscritti

Nell'elenco degli eventi, sulle righe con le iscrizioni attive, compare l'icona Iscritti. La pagina mostra in alto i numeri: iscrizioni confermate, in lista d'attesa, partecipanti confermati e incassato. Sotto, l'elenco delle iscrizioni, che puoi filtrare per stato. Ogni iscrizione ha lo stato dell'iscrizione (Confermata, In attesa, Annullata) e quello del pagamento (Da pagare, Pagata online, Pagata in parrocchia, Rimborsata, Rimborsata in parte).

Con Dettagli vedi i contatti, i partecipanti con le loro risposte, le note e l'autorizzazione firmata da scaricare. Sulla riga puoi usare:

• Conferma: per chi è in lista d'attesa (vedi sotto);
• Annulla: toglie l'iscrizione e libera i posti, senza rimborsare nulla. Con Ripristina puoi tornare indietro;
• Segna pagato: quando ricevi la quota in parrocchia;
• Rimborsa: per i pagamenti con carta (vedi sotto);
• Elimina: cancella per sempre l'iscrizione, per esempio se te lo chiede la persona. Se vuoi solo tenere traccia di chi non viene, usa Annulla.

Chi può gestire un evento gestisce anche le sue iscrizioni: chi gestisce un gruppo vede quelle degli eventi del proprio gruppo.

Quote e sconti

Se l'evento ha un costo, scrivi la Quota per partecipante. La quota si paga per ogni partecipante: due figli pagano il doppio, a meno che tu non imposti uno sconto.

Per lo sconto fratelli scrivi anche la quota dal secondo partecipante (più bassa). Esempio: primo partecipante 20 euro, dal secondo 15 euro. Una famiglia che iscrive tre figli paga 20 + 15 + 15 = 50 euro. Sul sito chi si iscrive vede il totale che si aggiorna mentre aggiunge o toglie partecipanti. L'importo è sempre ricalcolato dal sito: nessuno può cambiarlo.

Poi scegli Come si paga:

• In parrocchia: chi si iscrive porta i soldi di persona e tu segni Pagato a mano dall'elenco iscritti;
• Online con carta: il pagamento passa da Stripe e i soldi vanno direttamente sul conto Stripe della parrocchia, come le donazioni. Ci si può pagare solo dopo che l'iscrizione è confermata. La commissione della piattaforma è la stessa delle donazioni, e Stripe trattiene inoltre i propri costi di incasso;
• Entrambe: sceglie chi si iscrive.

Il pagamento online è disponibile solo se hai attivato i pagamenti dalla pagina Donazioni. Quando il pagamento riesce l'iscrizione passa da sola a Pagata online e chi si è iscritto riceve una email di conferma del pagamento.

Lista d'attesa

Se imposti i Posti disponibili (il numero di partecipanti, non di iscrizioni), quando i posti finiscono sul sito compare "Posti esauriti" ma ci si può ancora iscrivere: le nuove iscrizioni vanno In attesa. Chi è in attesa ottiene un'email che lo spiega, e il referente vede l'iscrizione nell'elenco.

Se un'iscrizione ha più partecipanti dei posti rimasti, va in attesa tutta insieme: non si dividono le famiglie. Chi è già in attesa non viene superato da chi si iscrive dopo.

Quando si libera un posto (per esempio hai annullato un'iscrizione) apri Iscritti e clicca Conferma accanto a chi vuoi far entrare: riceve subito un'email automatica di conferma, con il link per pagare se la quota è online. Se i posti non bastano il sito te lo dice e ti chiede se vuoi confermare lo stesso.

Il pagamento online parte solo a iscrizione confermata: chi è in attesa non può pagare finché non lo confermi.

Autorizzazioni

Per le attività con i minori puoi chiedere l'autorizzazione dei genitori. Nella sezione Iscrizioni dell'evento carica il tuo modulo in PDF (prima salva l'evento, poi riaprilo con la matita per caricarlo). Chi si iscrive lo scarica, lo firma e carica una foto o un PDF del modulo firmato direttamente nel modulo di iscrizione. Dal telefono basta scattare una foto.

Spunta L'autorizzazione firmata è obbligatoria se non vuoi accettare iscrizioni senza il modulo. Sono accettati solo PDF e foto (JPG, PNG, WebP), fino a 10 MB: gli altri file vengono rifiutati.

I file firmati li vedi solo tu, nel gestionale: apri i Dettagli dell'iscrizione e scarica l'autorizzazione. Non sono mai pubblici. Occupano spazio nel piano, come le altre immagini e i documenti, e vengono eliminati da soli 30 giorni dopo la fine dell'evento (per gli eventi che si ripetono, dopo la fine della serie).

Domande personalizzate

Se ti servono altre informazioni (la taglia della maglietta, se il ragazzo può uscire da solo, il turno scelto) aggiungi delle domande nella sezione Iscrizioni dell'evento. Per ogni domanda scegli:

• il tipo di risposta: testo breve, testo lungo, scelta tra opzioni (le scrivi una per riga) oppure sì o no;
• se la risposta è obbligatoria;
• se si chiede una volta per iscrizione oppure per ogni partecipante. Esempio: "Taglia della maglietta" va chiesta per ogni partecipante, "Chi viene a prendere i bambini" una volta sola.

Le domande si possono riordinare con le frecce. Le risposte compaiono nei dettagli dell'iscrizione e nel file Excel.

Le risposte e le note libere si eliminano da sole 30 giorni dopo la fine dell'evento. Restano il nome dei partecipanti e gli importi pagati, perché servono alla contabilità.

Rimborsi

Per un pagamento fatto con carta clicca Rimborsa sulla riga dell'iscrizione. Puoi rimborsare tutto o solo una parte: scrivi l'importo. Il rimborso parte da Stripe verso la carta di chi ha pagato e comprende anche la commissione della piattaforma, che ti viene restituita. L'iscrizione passa a Rimborsata (o Rimborsata in parte) e chi ha pagato riceve un'email.

Per un pagamento ricevuto in parrocchia i soldi li restituisci di persona: poi clicca Segna rimborsato per tenere traccia. Se hai segnato Pagato per sbaglio, Non era pagata lo rimette da pagare.

Esportare in Excel

Nella pagina Iscritti clicca Esporta in Excel: scarichi un file (.xlsx) con una riga per ogni partecipante. Ci trovi i dati di chi ha iscritto (nome, email, telefono), le risposte alle domande, lo stato dell'iscrizione e del pagamento, gli importi e la data di iscrizione. È utile per preparare le liste di presenza, le magliette o i pasti.

Gli importi compaiono solo sulla prima riga di ogni iscrizione, così se sommi la colonna non conti due volte la stessa quota. Il file contiene dati personali: tienilo con cura e cancellalo quando non serve più.

Promemoria

Il giorno prima dell'evento, alle 8:00 (ora italiana, mai di notte) chi ha l'iscrizione confermata riceve un'email di promemoria con data, luogo ed elenco dei partecipanti. Ogni persona lo riceve una volta sola, anche se il sistema si riavvia. Chi è in lista d'attesa o ha annullato non lo riceve.

Per gli eventi che si ripetono il promemoria parte soltanto prima della prima data dopo l'iscrizione (per esempio la prima lezione di catechismo), poi non ne arrivano altri. Chi si iscrive quando ormai manca meno di un giorno non riceve il promemoria: ha già la conferma.

Aggiungi al calendario

Nella pagina di ogni evento i fedeli trovano Aggiungi al tuo calendario: possono scaricare un file che si apre con il calendario del telefono o del computer (Apple, Outlook e altri), oppure usare il link per Google Calendar. L'evento arriva già con titolo, data, ora e luogo.

Se poi cambi l'evento, chi lo aveva già aggiunto deve riaggiungerlo per vedere le modifiche.

Far iscrivere i fedeli al calendario

Oltre ad aggiungere un singolo evento, i fedeli possono iscriversi al calendario della parrocchia: gli eventi compaiono sul loro telefono e si aggiornano da soli quando ne crei, modifichi o togli uno.

Il pulsante Iscriviti al calendario si trova nella pagina Calendario del sito e nella pagina di ogni gruppo che ha eventi. Apre un piccolo menu con Google Calendar, iPhone / Mac, Outlook e Copia indirizzo (da incollare in qualsiasi altra app di calendario). Se sulla pagina Calendario è scelto un gruppo, ci si iscrive solo agli eventi di quel gruppo.

Cose da sapere:

• ci si iscrive agli eventi pubblicati: le bozze non compaiono; sono inclusi quelli futuri e quelli finiti da meno di due mesi;
• gli aggiornamenti non sono istantanei: Google può impiegare qualche ora, Apple e Outlook di solito molto meno;
• l'indirizzo del calendario è pubblico come la pagina Calendario: puoi darlo anche in bacheca o su un volantino.

Collegare il Google Calendar della parrocchia

Se la parrocchia (o un gruppo, per esempio gli scout) già scrive gli appuntamenti su Google Calendar, puoi collegarlo: gli eventi compaiono da soli sul sito, senza scriverli due volte. E gli eventi che crei qui possono comparire anche su Google, così il calendario è sempre lo stesso nei due posti. Si fa da Calendario → Calendari Google collegati.

Collegare con Google

È il modo consigliato: si collega l'account Google una volta sola e poi si scelgono i calendari.

1. Apri Calendario e, in Calendari Google collegati, clicca su Accedi con Google.
2. Scegli l'account Google che usa la parrocchia (quello con cui scrivi gli appuntamenti).
3. Nella schermata di Google clicca su Consenti e lascia attive tutte le caselle: serve il permesso di leggere e scrivere gli eventi del calendario.
4. Tornato qui, si apre l'elenco dei calendari di quell'account. Scegli quello che vuoi collegare, controlla il nome, scegli il gruppo (o "Nessuno" per gli eventi della parrocchia) e il colore sul sito, poi clicca su Collega e importa.

Puoi anche spuntare più calendari insieme (o Scegli tutti): il gruppo scelto vale per tutti e ognuno prende il colore che ha su Google, oppure quello del gruppo. Nome, gruppo e colore di ciascuno si cambiano poi con la matita nell'elenco.

Per aggiungere un altro calendario dello stesso account non devi ripassare da Google: clicca su Aggiungi un calendario accanto all'account. Nell'elenco i calendari di cui hai solo il permesso di lettura sono segnati solo lettura; quelli già collegati a un gruppo non si possono scegliere due volte.

Cosa succede nei due sensi

Con un calendario collegato in questo modo, i due calendari restano uguali da soli:

• ciò che scrivi su Google compare sul sito in pochi secondi (al massimo entro 15 minuti, anche se qualcosa va storto);
• ciò che crei o modifichi qui va anche su Google, se nel modulo dell'evento scegli quel calendario;
• se elimini un evento qui, sparisce anche da Google, e viceversa;
• gli eventi che arrivano da Google si possono modificare anche qui e le modifiche tornano su Google. Sono gestiti anche gli eventi che si ripetono, le date saltate e gli eventi di tutto il giorno;
• gli eventi segnati come privati in Google non vengono importati.

Quando una modifica non riesce a partire subito (per esempio manca la connessione) il modulo dell'evento ti avvisa e il gestionale riprova da solo.

Scegliere il calendario nel modulo dell'evento

Se il gruppo dell'evento ha almeno un calendario Google collegato dove si può scrivere, nel modulo compare Calendario Google, sotto il gruppo. Ci trovi Solo sul sito e i calendari collegati (con il nome dell'account). Di solito è già scelto quello che hai usato l'ultima volta per quel gruppo.

Se cambi il gruppo il campo si aggiorna: se il calendario scelto non appartiene al nuovo gruppo il modulo torna su Solo sul sito e te lo dice. Per un evento già salvato puoi anche cambiare calendario: l'evento si sposta da uno all'altro.

Gli eventi con le iscrizioni possono stare su Google come gli altri: le iscrizioni però si gestiscono sempre qui, su Google non si vedono.

Sola lettura e indirizzo iCal

Se non vuoi dare a nessuno il permesso di scrivere, o il calendario non è tuo, puoi collegarlo in sola lettura con l'indirizzo iCal: clicca su Oppure collega con un indirizzo iCal, in sola lettura. Vale anche per calendari che non sono di Google.

Dove trovare l'indirizzo in Google Calendar (dal computer):

1. Apri Google Calendar, passa il mouse sul calendario nell'elenco a sinistra, clicca sui tre puntini e scegli Impostazioni e condivisione.
2. Scorri fino a Integra calendario.
3. Copia l'Indirizzo segreto in formato iCal (comincia con https://calendar.google.com/…).
4. Incollalo qui, dai un nome al calendario, scegli il gruppo e clicca su Collega e importa.

Quel link è privato: chi lo possiede può leggere il calendario, quindi trattalo come una password. Nel gestionale viene salvato cifrato e non viene più mostrato. Se pensi che sia finito in mani sbagliate, in Google usa Reimposta indirizzo segreto e collega di nuovo il calendario.

Con l'indirizzo iCal gli eventi si aggiornano ogni 15 minuti (puoi forzare con Aggiorna ora, al massimo una volta al minuto), sono pubblicati, riportano l'etichetta Da Google Calendar e si modificano solo su Google: qui sono in sola lettura. Sulle iscrizioni: non si possono attivare su un evento importato; se serve, crea l'evento qui nel gestionale.

Più calendari, colori, scollegare

• Ogni calendario è indipendente: puoi collegarne più d'uno, anche di account Google diversi (parrocchia, scout...). Chi gestisce un gruppo collega solo i calendari dei propri gruppi; quello della parrocchia lo collega chi ha il permesso Calendario.
• Nel modulo del calendario puoi scegliere il Colore sul sito: di solito è quello del gruppo, ma puoi dare a un calendario un colore tutto suo per riconoscerlo a colpo d'occhio nel calendario degli eventi.
• Per scollegare un calendario clicca sul cestino: spariscono dal sito gli eventi che aveva importato, mentre il Google Calendar non viene toccato e gli eventi creati qui restano.
• Per scollegare l'account Google clicca su Scollega account: i suoi calendari smettono di aggiornarsi, ma gli eventi restano sul sito e su Google. Puoi ricollegare l'account quando vuoi.
• Se Google non riconosce più l'accesso (per esempio è stata cambiata la password), compare un avviso con il pulsante Ricollega: nel frattempo le modifiche fatte qui aspettano e partono appena ricolleghi.

Un gruppo, più calendari

Un gruppo può avere più calendari collegati (per esempio uno per ogni fascia d'età). Se tra quelli attivi c'è almeno un calendario Google dove si può scrivere, per quel gruppo crei gli eventi qui come sempre e scegli sul modulo se mandarli anche su Google.

Se invece il gruppo ha solo calendari in sola lettura (iCal, o Google senza permesso di scrittura), per quel gruppo non si creano nuovi eventi dal gestionale (né se ne sposta uno lì): si lavora su Google, così non nascono doppioni. Lo stesso vale per gli eventi della parrocchia (senza gruppo).

L'eccezione sono gli eventi con le iscrizioni attive: restano l'unico modo per avere iscrizioni, quindi si creano qui. Gli eventi che avevi già creato prima del collegamento restano modificabili (il modulo ti avvisa).

Domande frequenti