Il calendario della parrocchia sul telefono di tutti

Il calendario parrocchiale di solito vive in cinque posti: sul foglietto della domenica, su un cartellone in bacheca, nell'agenda del parroco, in un file della segreteria e nella memoria dei volontari. Ogni gruppo ne ha poi uno suo, magari su Google Calendar. Il risultato è che per sapere "quando è il prossimo incontro" bisogna chiedere a qualcuno.

L'idea è semplice: un solo calendario, scritto una volta, che arriva sul telefono delle persone e si aggiorna da solo. Ecco come si costruisce.

Una pagina Calendario che si capisce al primo sguardo

Nel sito della parrocchia la pagina Calendario mostra il calendario del mese, con i pulsanti per passare al mese prima e dopo, e sotto l'elenco dei prossimi appuntamenti. Sul telefono il calendario a griglia diventa una lista, molto più comoda da leggere con una mano.

Ogni evento ha la sua pagina con data, ora, luogo, descrizione e foto. La voce Calendario compare nel menu solo se c'è almeno un evento pubblicato, quindi non rischiate di mostrare un calendario vuoto. Un evento in bozza resta visibile solo a voi: potete prepararlo con calma e pubblicarlo quando è pronto.

I colori e i filtri per gruppo

Una parrocchia ha tanti mondi: i giovani, il coro, la Caritas, gli scout, il catechismo. Se tutti gli eventi sono mescolati, il calendario diventa un rumore. Per questo ogni evento può appartenere a un gruppo, e sul calendario ogni gruppo ha il suo colore: si capisce a colpo d'occhio che cosa è del coro e che cosa dei giovani.

Sopra il calendario c'è anche il menu "Mostra": le persone scelgono tra tutti gli eventi, quelli della parrocchia o quelli di un gruppo. Il filtro vale per il calendario e per l'elenco e resta attivo cambiando mese. Compaiono solo i gruppi che hanno almeno un evento pubblicato. Un suggerimento pratico: il link a una pagina già filtrata si può copiare e mandare, per esempio quello dei soli eventi dei giovani nel loro gruppo di messaggi.

Eventi che si ripetono, senza inserirli cinquanta volte

Il catechismo ogni sabato, la preghiera del primo venerdì, la prova del coro il giovedì. Non si crea un evento per ogni data: si crea un solo evento e si sceglie come si ripete.

• ogni giorno, ogni settimana (anche in più giorni, come martedì e giovedì) o ogni mese;
• ogni mese nello stesso giorno, oppure nel "primo", "secondo", "ultimo" venerdì o domenica del mese;
• ogni due settimane o ogni due mesi, se serve;
• una data di fine obbligatoria, al massimo tra due anni, così nessuna serie resta aperta per sempre.

Il modulo mostra l'anteprima a parole ("Ogni sabato alle 15:00 dal 10 ottobre al 29 maggio") e le prime date, così si controlla subito di aver capito bene. L'orario resta quello scritto anche quando cambia l'ora legale. E se un giorno il catechismo salta, per Natale, non si modifica nulla: si usa "Salta una data" e quella data sparisce dal calendario e dai prossimi eventi.

"Iscriviti al calendario": gli eventi entrano nel telefono

Questa è la parte che fa la differenza. Nella pagina Calendario, e nella pagina di ogni gruppo che ha eventi, c'è il pulsante Iscriviti al calendario. Si apre un piccolo menu con:

• Google Calendar;
• iPhone / Mac;
• Outlook;
• Copia indirizzo, da incollare in qualsiasi altra app di calendario.

Dopo l'iscrizione, gli eventi della parrocchia compaiono nel calendario che la persona usa già ogni giorno, tra i suoi impegni, e si aggiornano da soli quando ne create, modificate o togliete uno. Se in pagina è scelto un gruppo, ci si iscrive solo agli eventi di quel gruppo: un genitore può seguire il catechismo senza ricevere gli appuntamenti del coro.

Tre cose da sapere, per non creare false aspettative:

• ci si iscrive agli eventi pubblicati: le bozze non compaiono. Sono inclusi i futuri e quelli finiti da meno di due mesi;
• gli aggiornamenti non sono istantanei: Google può impiegare alcune ore, Apple e Outlook di solito molto meno;
• l'indirizzo è pubblico come la pagina Calendario, quindi potete stamparlo su un volantino o scriverlo in bacheca.

Per chi vuole solo un appuntamento singolo, nella pagina di ogni evento c'è "Aggiungi al tuo calendario": un file per Apple, Outlook e altri, oppure il link per Google Calendar. Se poi cambiate l'evento, chi lo aveva già aggiunto deve riaggiungerlo.

Se un gruppo usa già Google Calendar

Succede spesso: gli scout, i giovani o il coro hanno già un loro Google Calendar e non hanno voglia di scrivere tutto due volte. Si può evitare: il calendario si collega con l'account Google, una volta sola.

1. nel gestionale, in Calendario, si clicca su "Accedi con Google" e si sceglie l'account della parrocchia o del gruppo;
2. si spuntano i calendari da collegare (anche più di uno insieme) e per ciascuno si sceglie il gruppo;
3. gli eventi compaiono sul sito con il colore del calendario o del gruppo.

Da quel momento il calendario è uno solo, nei due sensi: ciò che si scrive su Google compare sul sito in pochi secondi, e gli eventi creati o modificati nel gestionale finiscono anche su Google. Gli eventi privati di Google non compaiono mai sul sito, e La Mia Parrocchia legge e scrive solo i calendari che avete scelto. Il collegamento si toglie quando si vuole, con un clic.

Se preferite non collegare l'account, c'è ancora la strada dell'indirizzo iCal, in sola lettura: si copia da "Impostazioni e condivisione" del calendario, si incolla nel gestionale e gli eventi si aggiornano ogni 15 minuti. Quell'indirizzo è privato e va trattato come una password: nel gestionale viene salvato cifrato. Funziona anche con calendari che non sono di Google.

Un calendario che racconta, non che elenca

Un'ultima nota di buon senso. Il calendario funziona quando è completo e puntuale: se la metà degli appuntamenti sta altrove, le persone smettono di fidarsi. Scegliete un responsabile per gruppo, fate inserire gli eventi appena sono decisi e usate la descrizione per dire a chi è rivolto e che cosa portare. Per le iscrizioni a campi e ritiri vedi iscrizioni online a campi e ritiri, e per usare le sale senza sovrapposizioni come prenotare sale e teatro: un evento collegato a uno spazio lo rende occupato nel calendario delle prenotazioni.