Iscrizioni online a campi e ritiri della parrocchia

Ogni anno la stessa scena: un foglio sul tavolo in fondo alla chiesa, una busta per le quote, un gruppo WhatsApp dove i genitori chiedono "ma ci sono ancora posti?" e una catechista che a sera ricopia nomi e telefoni su un file. Funziona, finché i partecipanti sono venti. Quando diventano ottanta, o quando le iscrizioni arrivano a ondate di sera e nel fine settimana, diventa un secondo lavoro.

Le iscrizioni online non servono a "fare i moderni": servono a togliere dalla segreteria il lavoro di ricopiatura e a dare alle famiglie una risposta chiara. Vediamo che cosa serve davvero e a cosa fare attenzione.

Che cosa deve fare un buon modulo di iscrizione

Prima degli strumenti, le regole. Un modulo per un campo o un ritiro funziona se:

• si compila dal telefono in pochi minuti, anche da un genitore che ha due o tre figli da iscrivere;
• chiede solo ciò che serve (nome, contatti, eventuali esigenze), non un questionario;
• dà subito una conferma per iscritto, così nessuno resta nel dubbio;
• permette a voi di vedere chi c'è, chi aspetta e chi ha pagato, senza fogli volanti.

Aprire le iscrizioni a un evento

Su La Mia Parrocchia le iscrizioni sono una parte dell'evento: il campo estivo, il ritiro di Avvento, il catechismo dell'anno. Nel modulo dell'evento si spunta "Iscrizioni aperte" e si scelgono, se servono, queste impostazioni (tutte facoltative):

• i posti disponibili;
• una scadenza oltre la quale il modulo si chiude da solo;
• la quota e il modo di pagamento;
• l'autorizzazione dei genitori da far firmare;
• domande personalizzate;
• l'email del referente a cui arrivano gli avvisi, per esempio quella della catechista invece della segreteria.

Sul sito, nella pagina dell'evento, compare il riquadro con il pulsante "Iscriviti". Chi si iscrive scrive una volta sola i propri dati e poi aggiunge i partecipanti, uno dopo l'altro: è comodo per il genitore che iscrive due figli. Dopo l'invio riceve un'email di conferma con il riepilogo, e il referente riceve un avviso per ogni nuova iscrizione.

Quote per partecipante e sconto fratelli

Se c'è una quota, si scrive per partecipante: due figli pagano il doppio, a meno che non decidiate uno sconto. Per lo sconto fratelli basta indicare anche la quota "dal secondo partecipante". Esempio: 20 euro il primo, 15 euro dal secondo; una famiglia con tre figli paga 20 + 15 + 15, cioè 50 euro.

Chi si iscrive vede il totale aggiornarsi mentre aggiunge o toglie partecipanti, e l'importo viene sempre ricalcolato dal sito, quindi non può essere modificato da chi compila. Poi scegliete come si paga:

• in parrocchia: la quota si porta di persona e voi segnate "pagato" dall'elenco;
• online con carta: il pagamento arriva direttamente sul conto Stripe della parrocchia, solo dopo che l'iscrizione è confermata;
• entrambe, e sceglie la famiglia.

Una precisazione importante: l'email che il sito manda quando il pagamento riesce non è una ricevuta fiscale. Se vi serve una ricevuta, la emettete voi come fate di solito. Anche per i rimborsi c'è una regola da sapere: la commissione della piattaforma vi viene restituita, mentre i costi di incasso di Stripe no. Sulle donazioni abbiamo scritto di più in donazioni online per la parrocchia.

Posti limitati e lista d'attesa

Se indicate i posti disponibili (si contano i partecipanti, non le iscrizioni), quando finiscono il sito mostra "Posti esauriti" ma lascia iscrivere: le nuove richieste vanno in lista d'attesa, e chi le invia riceve un'email che lo spiega. Alcune regole evitano discussioni:

• una famiglia non viene divisa: se i posti rimasti sono meno dei figli, l'iscrizione resta in attesa tutta insieme;
• chi è già in attesa non viene superato da chi arriva dopo;
• quando si libera un posto, voi cliccate "Conferma" accanto alla famiglia scelta: riceve subito l'email di conferma, con il link per pagare se la quota è online.

Il pagamento online parte solo a iscrizione confermata, quindi nessuno paga un posto che non ha.

Autorizzazioni dei genitori e dati dei minori

Per le attività con i minori potete caricare il vostro modulo di autorizzazione in PDF. La famiglia lo scarica, lo firma e ne carica una foto o un PDF direttamente nel modulo d'iscrizione, anche con una foto scattata dal telefono. Potete renderlo obbligatorio. I file firmati li vedete solo voi nel gestionale e non sono mai pubblici.

Qui serve un po' di attenzione, perché si tratta di dati di minori:

• chiedete il minimo. Nome, età e un recapito dei genitori bastano nella maggior parte dei casi;
• allergie e intolleranze sono dati sulla salute, cioè dati particolari. Chiedeteli solo se servono davvero, per esempio per i pasti di un ritiro, e non usateli per altro. Il gestionale ve lo ricorda con un avviso quando aggiungete una domanda del genere;
• non tenete tutto per sempre. Le autorizzazioni firmate, le risposte alle domande e le note libere si eliminano da sole 30 giorni dopo la fine dell'evento; restano nome dei partecipanti e importi pagati, che servono alla contabilità;
• il file Excel esportato contiene dati personali: conservatelo con cura e cancellatelo quando non serve più.

Promemoria ed Excel

Il giorno prima dell'evento, alle 8 del mattino, le famiglie con iscrizione confermata ricevono un'email di promemoria con data, luogo ed elenco dei partecipanti. Non serve ricordarsi di nulla, e chi è in lista d'attesa non lo riceve.

Dalla pagina degli iscritti si può esportare tutto in Excel, con una riga per partecipante: contatti, risposte alle domande, stato dell'iscrizione e del pagamento. È il file giusto da stampare per l'appello, per le magliette o per il numero dei pasti.

Da dove cominciare

Scegliete l'attività più "pesante" dell'anno, di solito il campo estivo, e fate partire da lì le iscrizioni online, affiancando per un'estate anche il foglio in sacrestia per chi preferisce la carta. Se il primo anno funziona, il secondo non vorrete più tornare indietro. Per le notifiche che avvisano le famiglie quando aprono le iscrizioni, leggete anche l'app della parrocchia.