Prenotare sale e teatro della parrocchia dal sito

"Si può usare il salone sabato sera per un compleanno?" È una delle domande che più arrivano in segreteria, insieme a "il teatro è libero a dicembre?" e "il campo è prenotato giovedì?". La risposta, di solito, sta in un quaderno, in un'agenda di carta o nella memoria di chi apre le porte. E ogni tanto due gruppi si presentano alla stessa ora nella stessa sala.

Un sito può togliere di mezzo la maggior parte di queste telefonate, senza trasformare la parrocchia in un'agenzia di prenotazioni. Vediamo come.

Una pagina per ogni spazio, con le regole dentro

Il primo passo non è tecnico: è scrivere bene lo spazio. Per il teatro, la sala o il campo conviene preparare una pagina con:

• una presentazione breve e qualche foto;
• le caratteristiche utili: capienza, dotazioni, accessibilità, se c'è la cucina;
• le regole d'uso in poche righe: orari, pulizie, chi è il referente;
• un riferimento al contributo richiesto.

Su La Mia Parrocchia queste informazioni stanno in un blocco "spazio prenotabile" dentro una pagina del sito (esistono già modelli per Teatro, Sale parrocchiali e Impianti sportivi). Il contributo si scrive come semplice indicazione, per esempio "Offerta libera" oppure "50 euro a serata": sul sito non si paga nulla, è un'informazione per chi chiede.

Il calendario che mostra solo libero e occupato

Sotto lo spazio si può attivare il calendario di disponibilità. Chi visita la pagina vede, giorno per giorno, le fasce libere e occupate, e niente altro. Questo è il punto che rassicura i parroci: nel calendario pubblico non compaiono nomi, motivi o dati personali. Nessuno viene a sapere chi ha prenotato la sala, né per quale occasione.

Questo basta a evitare molte richieste inutili: chi vede il sabato occupato sceglie un'altra data senza telefonare.

La richiesta dal sito

Sotto il calendario c'è il modulo "Richiedi disponibilità". La persona indica data e orari, scrive chi è e che cosa vuole organizzare, e invia. Succedono tre cose:

1. la richiesta arriva via email al referente dello spazio, oppure all'email della parrocchia se il referente non ne ha una;
2. la stessa richiesta compare nel gestionale, in "Richieste ricevute";
3. chi l'ha inviata riceve una conferma automatica di ricezione.

Attenzione a un dettaglio che evita equivoci: la conferma dice solo che la richiesta è arrivata. Lo spazio non è riservato finché non lo approvate voi. Se l'orario scelto si sovrappone a una fascia già occupata, la persona viene avvisata mentre compila, ma può inviare lo stesso: la decisione resta vostra.

Approvare, con l'avviso di sovrapposizione

Ogni richiesta ha uno stato: nuova, approvata o rifiutata. Potete scrivere una nota interna, visibile solo nel gestionale, e rispondere alla persona via email o telefono con i contatti che ha lasciato.

Solo una richiesta approvata, con data e orari, occupa davvero lo spazio e compare come "occupato" nel calendario pubblico. Quando approvate una fascia che risulta già occupata (da un'altra prenotazione, da una richiesta approvata o da un evento) il gestionale vi avvisa con l'elenco e vi lascia scegliere: confermare comunque, per esempio se sapete che l'altra è saltata, oppure tornare indietro. È la differenza tra una doppia prenotazione scoperta il giorno stesso e una scoperta con un clic.

Il calendario interno, per tutti gli spazi

Nel gestionale c'è un Calendario spazi che mostra mese per mese tutti i vostri spazi in un colpo d'occhio:

• in verde le prenotazioni e le richieste approvate;
• in viola gli eventi collegati allo spazio;
• con il tratteggio le richieste in attesa e gli eventi in bozza, che non occupano ancora nulla.

Dal telefono diventa un elenco. Chi ha il permesso di gestione delle pagine vede gli spazi di tutte le pagine; un volontario assegnato a una pagina vede solo i propri.

Prenotazioni ricorrenti: gli scout ogni martedì

Alcuni gruppi usano la stessa sala ogni settimana: gli scout il martedì sera, il coro il giovedì, la ginnastica per anziani il lunedì mattina. Non ha senso approvare quaranta richieste. Con Nuova prenotazione nel Calendario spazi indicate chi usa lo spazio, giorno e orari, e la ripetizione (ogni giorno, settimana o mese) con una data di fine obbligatoria, al massimo tra due anni.

Nome e note restano nel gestionale; sul sito si vede soltanto "occupato". Per saltare una data, come a Natale, si apre la prenotazione e si usa "Salta alcune date". Una richiesta arrivata dal sito si può anche trasformare in prenotazione ricorrente con "Approva e ripeti". Le prenotazioni si cancellano da sole 12 mesi dopo l'ultima data.

Se invece l'attività è aperta a tutti, non una prenotazione ma un evento: collegandolo allo spazio dal modulo, compare nel calendario del sito e blocca la sala. Una bozza non occupa lo spazio.

Dati personali: due precauzioni

Chi chiede una sala lascia nome, email e telefono. Due cose da sapere:

• le richieste si cancellano da sole dopo 12 mesi; chi gestisce le pagine può eliminarle prima, per esempio se la persona lo chiede;
• il calendario pubblico non mostra nulla di personale, quindi potete tenerlo aperto senza preoccuparvi.

Come cominciare

Partite dallo spazio più richiesto, di solito il salone o il teatro. Preparate la pagina, attivate le richieste e inserite le prenotazioni fisse (gruppi settimanali, corsi) prima di pubblicare, così il calendario nasce già realistico. Poi avvisate la comunità con un avviso in bacheca. Se state ancora costruendo il sito, qui trovate cosa serve davvero.