Come scrivere un avviso parrocchiale che si legge

Quanti avvisi della domenica avete davvero ascoltato fino in fondo? E quanti messaggi nel gruppo avete letto per intero? La verità è che le persone leggono poco e di corsa, spesso dal telefono, tra un impegno e l'altro. Un avviso scritto bene non è più bello: è più utile, perché arriva dove deve.

Ecco le regole che fanno la differenza, valide per il sito, per la bacheca e per il foglietto.

Il titolo dice già tutto

Molte persone leggono solo il titolo. Deve quindi contenere l'informazione principale, non un'etichetta.

• Meglio: "Catechismo 4ª elementare: da sabato 10 ottobre alle 15" che "Avviso catechismo".
• Meglio: "Domenica 1 novembre: la Messa delle 11 non c'è" che "Variazione orari".
• Evitate i titoli in maiuscolo, i punti esclamativi e le frasi vaghe come "Importante comunicazione".

Un buon test: se la persona leggesse solo il titolo, saprebbe già se la riguarda?

Le prime due righe sono le più importanti

Scrivete come un giornale: la cosa essenziale in alto, i dettagli sotto. Le prime righe rispondono a quattro domande: che cosa, quando, dove, per chi. Esempio:

"Sabato 14 novembre alle 15, in oratorio, merenda e giochi per tutti i bambini del catechismo. Portate una torta o un succo."

Il resto dell'avviso (programma, motivi, ringraziamenti) può stare nelle righe successive per chi vuole saperne di più.

Data e luogo scritti per intero

È il difetto più comune: "sabato prossimo", "alle 21", "come sempre in salone". Un avviso resta online e viene letto anche giorni dopo, quindi scrivete:

• la data completa: "sabato 14 novembre", non "sabato prossimo";
• l'orario di inizio e di fine, se importante;
• il luogo preciso: "oratorio San Giuseppe, via Roma 1", non "in oratorio";
• un riferimento per i dubbi: una persona e un recapito.

Se l'appuntamento ha una data precisa, conviene crearlo anche come evento: compare nel calendario del sito e le persone possono aggiungerlo al telefono. L'avviso racconta, l'evento ricorda.

Corto, con paragrafi brevi

Su un telefono un paragrafo di dieci righe è un muro. Alcune misure di buon senso:

• un avviso normale sta in 80-150 parole; se serve di più, dividete in sezioni con un titoletto;
• paragrafi di due o tre frasi al massimo;
• un elenco puntato per le cose da portare o da fare;
• il grassetto solo per ciò che non deve sfuggire (la data, la scadenza), non per mezzo testo.

Se vi accorgete di scrivere una pagina, probabilmente state mescolando più avvisi: separateli.

Un tono da comunità, non da ufficio

Parlate come parlereste a un parrocchiano sulla porta della chiesa. "Vi aspettiamo" è meglio di "Si comunica alla cittadinanza". Evitate la burocrazia, le sigle senza spiegazione e le frasi passive. Il tono caldo non toglie nulla alla serietà: la rende leggibile.

La foto giusta, con cautela

Una buona foto di copertina fa riconoscere l'avviso a colpo d'occhio. Scegliete immagini nitide e luminose, meglio orizzontali, e usate solo foto che avete il diritto di pubblicare. Per le persone riconoscibili, e soprattutto per i minori, serve di norma il consenso: nel dubbio, meglio una foto del luogo, degli oggetti o delle persone di spalle. Non servono ritocchi o ridimensionamenti: il sistema converte e ottimizza da solo le foto caricate.

Se avete già foto belle caricate in passato, le potete riusare dalla galleria senza ricaricarle.

Allegati: solo quando servono

Per un volantino, un modulo da compilare, un programma completo si possono allegare fino a 4 file (PDF, documenti, fogli di calcolo, immagini). Alcune regole:

• date a ogni file un nome comprensibile ("Programma ritiro Avvento.pdf", non "scansione0034");
• non nascondete l'informazione chiave nell'allegato: la data e il luogo vanno anche nel testo;
• preferite un PDF leggero a un'immagine di un foglio fotografato storto.

Quando mandare una notifica

Le notifiche sul telefono sono potentissime: un avviso arriva a chi ha scelto di seguire la parrocchia, in pochi secondi. Proprio per questo vanno usate con parsimonia. Una regola semplice: si manda una notifica quando c'è qualcosa che la persona deve sapere presto, non per ogni nuovo post.

Sì, per esempio:

• una Messa annullata o spostata a breve;
• l'apertura delle iscrizioni a un campo con posti limitati;
• un cambiamento dell'ultimo minuto a un evento.

No, per esempio:

• un avviso che si può leggere con calma la domenica dopo;
• il terzo ringraziamento della settimana;
• qualcosa che riguarda solo pochi: per quello, mandate la notifica al gruppo interessato.

Chi segue la parrocchia può scegliere che cosa ricevere, e chi si stanca di troppi messaggi li spegne. Per questo il sistema permette al massimo 3 messaggi liberi al giorno, e per ogni avviso o evento la notifica si può inviare una volta sola. Scegliete con cura il momento: non di notte, non a ridosso di ogni cosa. Approfondiamo l'idea nell'articolo su app e notifiche della parrocchia.

Quanto tempo resta online

Un avviso scaduto confonde. Quando pubblicate, impostate una scadenza: passata quella data l'avviso passa da solo nell'archivio. È più semplice di ricordarsi di toglierlo a mano. Potete anche programmare la pubblicazione di un avviso a una data futura, per prepararlo con calma il lunedì e farlo uscire il venerdì.

Una lista da controllare prima di pubblicare

1. Il titolo dice già l'informazione principale?
2. Le prime due righe rispondono a: che cosa, quando, dove, per chi?
3. Data e luogo sono scritti per intero?
4. C'è un riferimento a cui chiedere?
5. Il testo è breve e a paragrafi corti?
6. La foto è nostra, o abbiamo il consenso?
7. Serve davvero una notifica, e a chi?
8. C'è una scadenza?

Con queste otto domande gli avvisi migliorano subito. Se state ancora pensando a come organizzare la comunicazione dell'intero sito, un buon punto di partenza è come fare il sito della parrocchia.